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Die Prüfung und Aufbereitung der Vorschläge erfolgt durch den Bürgerbeteiligungsrat gemeinsam mit dem Büro für Bürgerbeteiligung der Stadtverwaltung. Der Bürgerbeteiligungsrat ist ein mit ehrenamtlich tätigen Bürger:innen besetztes Gremium. Er besteht aus neun Puchheimer:innen, von denen vier Personen per Zufallsziehung aus dem Einwohnermelderegister ermittelt wurden und fünf Personen, die sich aktiv beworben haben. Die Berufung der Mitglieder erfolgt durch den Stadtrat für zwei Jahre mit Beginn zum 1. Oktober 2024. Aufgabe des Bürgerbeteiligungsrats ist die Prüfung und Beratung der eingereichten Vorschläge. Der Rat entscheidet, für welche Vorschläge nach Anwendung des Prüfschemas eine Bürgerbeteiligung angeregt werden sollte und formuliert diese als Sitzungsvorlage für den Stadtrat aus.